Codigo de conducta y etica

En IDEALCO entendemos que la etica empresarial no es una declaracion abstracta: es una forma concreta de trabajar todos los dias, en cada cotizacion, en cada compra, en cada entrega y en cada relacion con clientes, proveedores, colaboradores y comunidad. Este Codigo define principios y criterios operativos para actuar con integridad, profesionalismo y responsabilidad en todas las actividades de la compania.

El presente texto expresa lineamientos que IDEALCO sigue en su gestion, junto con buenas practicas alineadas con marcos internacionales de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional, cumplimiento e integridad. Su aplicacion se adapta al alcance real de cada proceso y proyecto, y se revisa periodicamente para mejora continua.

1. Objeto y alcance

Este Codigo aplica a directivos, personal administrativo, personal tecnico, comercial, logistico, asesores, contratistas y toda persona que actue en nombre de IDEALCO. Tambien constituye una referencia para clientes y proveedores sobre los estandares de conducta esperados en la relacion comercial.

Ninguna meta comercial, operativa o financiera justifica incumplir estos lineamientos. En situaciones de duda, se prioriza siempre la seguridad, la legalidad, la trazabilidad y la transparencia.

2. Principios rectores

• Integridad: actuar con honestidad, sin manipular informacion ni ocultar riesgos.
• Legalidad: cumplir la normativa vigente aplicable a nuestra actividad.
• Respeto: promover un trato digno, profesional y libre de violencia.
• Seguridad: priorizar la salud y la prevencion de accidentes.
• Calidad tecnica: sostener criterios de especificacion, control y mejora continua.
• Responsabilidad ambiental: minimizar impactos y promover practicas sostenibles.
• Confidencialidad: proteger la informacion comercial, tecnica y personal.
• Rendicion de cuentas: registrar decisiones y poder explicar cada accion relevante.

3. Cumplimiento normativo

IDEALCO promueve una cultura de cumplimiento basada en conocer, aplicar y actualizar los requisitos legales y reglamentarios que correspondan. Cada area debe operar con procedimientos claros, registros verificables y controles adecuados al riesgo de su actividad.

En lo tecnico, se procura que productos, especificaciones y recomendaciones comerciales se correspondan con normas aplicables, fichas tecnicas y condiciones de uso declaradas. En lo contractual, se procura claridad en precios, alcances, plazos, garantias y responsabilidades de cada parte.

4. Relacion con clientes

La relacion con clientes debe basarse en veracidad, asesoramiento responsable y comunicacion oportuna. No se permite prometer prestaciones tecnicas, plazos o condiciones comerciales que no puedan sostenerse con respaldo real.

• Las ofertas y cotizaciones deben estar documentadas y ser trazables.
• Las recomendaciones tecnicas deben ajustarse al uso declarado por el cliente.
• Los cambios de alcance deben informarse antes de ejecutar o despachar.
• Los reclamos se atienden con criterio tecnico, respeto y tiempos razonables.
• La informacion del cliente se trata con reserva y fines legitimos.

IDEALCO rechaza practicas de venta enganosas, ocultamiento de limitaciones tecnicas o uso indebido de informacion confidencial de clientes para obtener ventajas.

5. Relacion con proveedores y terceros

Seleccionamos proveedores por criterios objetivos: idoneidad tecnica, cumplimiento, calidad, seguridad, condiciones comerciales y trazabilidad. Se promueven relaciones de largo plazo basadas en desempeno verificable y buena fe contractual.

• No se admiten acuerdos ocultos ni comisiones no declaradas.
• La comparacion de ofertas debe ser documentada.
• Se evita cualquier trato preferencial sin fundamento tecnico-comercial.
• Se respetan los terminos pactados de pago y entrega.
• Se promueve que proveedores adopten practicas de integridad y seguridad.

6. Conflictos de interes

Existe conflicto de interes cuando una decision de negocio puede verse influida por intereses personales, familiares o de terceros vinculados. Ante esa situacion, la persona involucrada debe informar de manera inmediata y abstenerse de decidir hasta que se determine el tratamiento adecuado.

• Participar en compras a empresas de familiares sin declaracion previa.
• Aceptar beneficios personales por direccionar una contratacion.
• Usar informacion interna para favorecer negocios propios.
• Intervenir en evaluaciones cuando existe interes economico directo.

La transparencia temprana protege a la persona y a la organizacion. Ocultar un conflicto se considera falta grave.

7. Regalos, hospitalidad y atenciones

Se permiten cortesias institucionales moderadas, de valor razonable y sin expectativa de contraprestacion. No se admiten regalos, beneficios o invitaciones que puedan comprometer independencia de criterio o generar apariencia de favor indebido.

• Todo obsequio relevante debe informarse.
• No se aceptan pagos, transferencias o equivalentes de efectivo.
• Las invitaciones comerciales deben tener finalidad profesional clara.
• Las excepciones deben autorizarse y quedar registradas.

8. Anticorrupcion y practicas prohibidas

IDEALCO prohiebe de forma expresa sobornos, retornos, pagos de facilitacion, facturacion ficticia, triangulaciones sin sustento, falsificacion documental o cualquier practica orientada a obtener ventajas ilegales. Esta prohibicion aplica en el sector publico y privado, sin excepciones.

• No ofrecer ni aceptar dinero para alterar decisiones.
• No simular servicios para justificar pagos indebidos.
• No alterar especificaciones tecnicas para beneficiar a un tercero.
• No ocultar desvio de materiales, mermas o diferencias de stock.
• No utilizar intermediarios para realizar conductas prohibidas.

9. Registros, informacion y trazabilidad

Toda operacion relevante debe registrarse de manera completa, exacta y oportuna. Los registros comerciales, logisticos, tecnicos y administrativos deben reflejar la realidad de los hechos y conservarse segun las politicas de la empresa y exigencias legales aplicables.

• No se permiten registros paralelos o sin respaldo.
• La documentacion tecnica debe identificar version y fecha.
• Los cambios deben dejar huella de quien, cuando y por que.
• La informacion sensible se comparte por necesidad funcional.

10. Privacidad y proteccion de datos

Se protege la informacion personal de clientes, colaboradores y terceros, aplicando criterios de minimizacion de datos, acceso restringido, almacenamiento seguro y uso legitimo. El tratamiento de datos debe responder a una finalidad valida y comunicada.

No se permite extraer, copiar o compartir bases de datos para usos ajenos a la actividad autorizada. Toda solicitud externa de informacion debe canalizarse por vias formales.

11. Uso responsable de activos y recursos

Los bienes de la empresa, incluidos equipos, herramientas, vehiculos, sistemas, cuentas y materiales, se utilizan para fines laborales legitimos. Se espera uso eficiente, cuidado preventivo y reporte inmediato ante dano, perdida o uso indebido.

• Proteger contrasenas y accesos.
• No instalar software no autorizado.
• No usar infraestructura para actividades ilicitas o ajenas.
• Evitar desperdicios y consumos innecesarios.

12. Ambiente laboral, respeto y no discriminacion

IDEALCO promueve un ambiente de trabajo respetuoso, seguro y colaborativo. Se rechaza toda forma de discriminacion por genero, edad, origen, religion, discapacidad, identidad, orientacion sexual, opinion o cualquier condicion personal.

El maltrato, hostigamiento, acoso o violencia verbal, fisica o digital son incompatibles con este Codigo. Toda situacion reportada debe ser evaluada con confidencialidad, imparcialidad y diligencia.

13. Seguridad y salud ocupacional

La seguridad es un valor no negociable. Cada tarea debe planificarse considerando peligros, riesgos y controles. Se promueve el uso de elementos de proteccion personal, capacitacion continua y reporte temprano de incidentes, desvíos y condiciones inseguras.

• Detener tareas cuando exista riesgo grave e inminente.
• Cumplir procedimientos e instrucciones de seguridad.
• Investigar incidentes para evitar recurrencia.
• Registrar acciones correctivas y verificar eficacia.

14. Calidad tecnica y servicio responsable

La calidad implica cumplir lo comprometido y sostener consistencia tecnica en productos y servicios. El asesoramiento debe contemplar uso previsto, condiciones de instalacion, requerimientos normativos y limites de aplicacion.

Cuando exista incertidumbre tecnica, se prioriza la consulta especializada antes de recomendar. Corregir a tiempo, con evidencia y trazabilidad, forma parte del estandar de excelencia.

15. Gestion ambiental y uso eficiente de recursos

IDEALCO promueve la prevencion de impactos ambientales mediante buenas practicas de operacion y mejora continua. Se busca reducir residuos, optimizar energia y materiales, y priorizar decisiones tecnicas que favorezcan desempeno y seguridad a largo plazo.

• Separacion y gestion responsable de residuos aplicables.
• Uso racional de energia, agua y papel.
• Criterios de compra con enfoque de ciclo de vida cuando sea viable.
• Capacitacion y sensibilizacion ambiental del equipo.

16. Competencia leal y comunicaciones responsables

IDEALCO compite de manera legitima, con base en valor tecnico, servicio y cumplimiento. No se admiten practicas de difamacion, desinformacion, uso indebido de propiedad intelectual de terceros o acuerdos anticompetitivos.

Las comunicaciones institucionales, publicitarias y tecnicas deben ser exactas, verificables y consistentes con la evidencia disponible. Se evita la exageracion de atributos, promesas ambiguas o afirmaciones sin respaldo documental.

17. Relacion con autoridades y auditorias

Las interacciones con organismos de control, entes publicos y auditores deben realizarse con respeto, transparencia y colaboracion. Toda informacion entregada debe ser completa y veraz.

No se admite ocultar evidencia, destruir registros relevantes ni obstaculizar inspecciones. Ante requerimientos formales, se debe actuar por los canales internos definidos.

18. Canal de consultas y reportes

Toda persona puede realizar consultas o reportar posibles incumplimientos de este Codigo a traves de los canales que IDEALCO habilite. Se promueve la buena fe, la informacion concreta y la colaboracion con eventuales investigaciones internas.

• Se protege la confidencialidad de quien reporta.
• No se toleran represalias por reportes de buena fe.
• Las denuncias maliciosas tambien son incumplimientos.
• Las conclusiones deben derivar en acciones correctivas proporcionadas.

19. Responsabilidades por rol

Direccion: establecer el tono etico, asignar recursos y supervisar cumplimiento.

Lideres de area: traducir el Codigo en practicas operativas y corregir desvíos.

Colaboradores: actuar segun principios, reportar riesgos y participar en capacitaciones.

Terceros: respetar lineamientos de integridad y seguridad en toda interaccion con IDEALCO.

20. Formacion y mejora continua

Este Codigo se implementa con capacitacion periodica, comunicacion interna, actualizacion documental y seguimiento de indicadores. La mejora continua implica revisar incidentes, aprender de errores y fortalecer controles.

Cuando la normativa, el mercado o la operacion lo requieran, el documento puede actualizarse para conservar vigencia y utilidad practica.

21. Criterio de interpretacion

Si una situacion no esta expresamente prevista, debe aplicarse el criterio mas conservador en materia de seguridad, legalidad, integridad y trazabilidad. Frente a la duda: consultar antes de actuar.

22. Vigencia

Este Codigo de conducta y etica entra en vigencia desde su publicacion interna y externa en los canales institucionales de IDEALCO, y se mantiene activo hasta su revision o sustitucion formal.